Hoe u een brief schrijft om een afspraak te maken
Veel mensen in de samenleving leiden een druk leven. Om iemand te ontmoeten, is het daarom bijna noodzakelijk dat u een bepaalde tijd en plaats voor een vergadering plant. Voor informele bijeenkomsten werkt een eenvoudig sms-bericht of telefoontje meestal. Voor formele bijeenkomsten kan een brief worden gestuurd om het verzoek in te dienen. Hoewel deze brief niet lang hoeft te zijn, moet hij de reden voor de vergadering, mogelijke vergaderdata en -tijden vermelden en om follow-up verzoeken.
Bekijk deze twee andere artikelen over hoe u een aanbevelingsbrief schrijft voor een persoon en hoe u een brief schrijft waaraan een klant moet betalen.
Te volgen stappen:
Begin met de brief met de datum, het adres van de ontvanger en de aanhef, bijvoorbeeld "Geachte heer Victor". Als u op een andere locatie dan de ontvanger werkt, vermeld dan uw fysieke adres en het adres van de ontvanger. Adressen zijn essentieel als u de brief verstuurt, maar niet nodig als u een e-mail verstuurt.
Begin de hoofdtekst van de brief uiting geven aan uw wens om de persoon te ontmoeten. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Ik schrijf deze brief om een afspraak met u te maken."
Geef aan waarom u wilt vergaderen en hoe lang u verwacht dat de vergadering zal duren.
Bied potentiële data en beschikbare tijden schriftelijk aan, met een verklaring als: "In de week van 21 maart ben ik beschikbaar voor elke dag tussen 9.00 uur en 12.00 uur."
Vraag naar alternatieve datums als mogelijke datums niet overeenkomen met het schema van de persoon. U kunt het zo schrijven: "Als deze data niet samenvallen met uw uren, stuur me dan een alternatieve datum en tijd."
Vraag naar het vervolg op het vergadergesprek. Voeg uw contactgegevens toe.
Als u meer artikelen wilt lezen die vergelijkbaar zijn met Hoe u een brief schrijft om een afspraak aan te vragen, raden we u aan om onze categorie Hobby's en Wetenschap in te voeren.